Założyciele rodzinnej firmy produkcyjnej po raz pierwszy zatrudniają prezesa spoza rodziny, a ten jeszcze przed podpisaniem kontraktu prosi o informację, czy spółka zapewni mu ochronę ubezpieczeniową na wypadek roszczeń. Wspólnicy dotąd nie zastanawiali się nad tym tematem, bo zarządzali firmą sami i nie wyobrażali sobie, że mogliby pozwać samych siebie. Ubezpieczenie D&O staje się jednak naturalnym tematem rozmów w momencie, gdy właściciele powierzają zarządzanie innym osobom, a jego zakup wymaga decyzji, którą warto podjąć świadomie. W tym tekście przyglądam się polisie z perspektywy wspólników i rady nadzorczej, czyli tych, którzy decydują o jej zawarciu, płacą składkę i mogą w przyszłości występować z roszczeniami.
Kto naprawdę korzysta na polisie?
Pytanie „ubezpieczenie D&O – co to jest?” często prowadzi do uproszczonej odpowiedzi, że to ochrona dla członków zarządu. W rzeczywistości z polisy korzysta kilka grup, a interesy każdej z nich nieco się różnią. Poniższe zestawienie pokazuje te perspektywy w skrócie.
| Kto | Co zyskuje | O czym musi pamiętać |
|---|---|---|
| Członkowie zarządu | ochronę majątku osobistego i pokrycie kosztów obrony | wyłączenia, w tym dotyczące działań umyślnych i przestępstw |
| Członkowie rady nadzorczej | ochronę przed roszczeniami związanymi z nadzorem | wspólną sumę ubezpieczenia dla wszystkich osób objętych polisą |
| Spółka | wypłacalnego dłużnika, gdy menedżer wyrządzi jej szkodę | terminy zgłoszenia roszczeń i formalne wymogi umowy |
| Wspólnicy | łatwiejszą rekrutację menedżerów i ochronę wartości spółki | koszt składki i konieczność okresowego przeglądu warunków |
Z punktu widzenia wspólników najważniejsza jest druga funkcja polisy. Jeśli członek zarządu wyrządzi spółce szkodę, spółka może dochodzić odszkodowania od ubezpieczyciela, którego wypłacalność jest znacznie pewniejsza niż wypłacalność menedżera. Bez polisy wyrok przeciwko byłemu prezesowi może okazać się trudny do wyegzekwowania.
Kiedy temat polisy wraca na stół?
Decyzja o zakupie ochrony rzadko zapada w spokojnym momencie. Zwykle wymusza ją zmiana w spółce albo jej otoczeniu. Najczęściej wspólnicy zastanawiają się nad polisą w następujących sytuacjach:
- przy zatrudnianiu menedżerów spoza grona właścicieli, którzy oczekują takiej ochrony;
- przed wejściem inwestora finansowego, który często wymaga polisy dla członków organów;
- przy powołaniu rady nadzorczej z udziałem niezależnych członków;
- przed debiutem giełdowym lub emisją obligacji;
- przy ekspansji zagranicznej, która zwiększa ryzyko sporów i postępowań administracyjnych;
- po zmianie zarządu, gdy nowe kierownictwo przegląda decyzje poprzedników.
Warto mieć na uwadze, że im gorsza sytuacja finansowa spółki, tym trudniej o korzystne warunki. Ubezpieczyciele uważnie analizują kondycję firmy, a polisa zawierana tuż przed spodziewanymi kłopotami może być droga albo obarczona szerokimi wyłączeniami.
Scenariusz – prezes z zewnątrz w firmie rodzinnej
Wróćmy do firmy produkcyjnej ze wstępu. Wspólnicy decydują się na zakup polisy i w trakcie rozmów z brokerem odkrywają kilka spraw, o których wcześniej nie myśleli. Po pierwsze, suma ubezpieczenia jest wspólna dla wszystkich osób objętych ochroną, więc jedno duże roszczenie może ją wyczerpać. Po drugie, polisa obejmuje również członków rodziny zasiadających w radzie nadzorczej, co ma znaczenie, gdy rada wyraża zgodę na ważne decyzje zarządu.
Po trzecie, część ofert ogranicza ochronę przy roszczeniach zgłaszanych przez wspólników posiadających znaczne udziały. Dla rodzinnej spółki, w której właściciele mogą w przyszłości chcieć dochodzić odszkodowania od prezesa, taki zapis ma duże znaczenie. Wspólnicy, którzy sami mogą być stroną przyszłego sporu z menedżerem, powinni szczególnie uważnie czytać wyłączenia dotyczące roszczeń zgłaszanych przez podmioty powiązane ze spółką.
Pułapki, które ujawniają się dopiero przy szkodzie
Najwięcej rozczarowań pojawia się wtedy, gdy spółka próbuje skorzystać z polisy i dowiaduje się, że jej sytuacja nie jest objęta ochroną. Ubezpieczyciele zwykle wyłączają odpowiedzialność za szkody powstałe w wyniku przestępstwa, za kary i grzywny oraz za szkody wyrządzone umyślnie, a przy rażącym niedbalstwie odpowiadają tylko wtedy, gdy umowa wyraźnie to przewiduje. Odmowę mogą uzasadniać także okoliczności znane przy zawieraniu umowy, ale nieujawnione, oraz przekroczenie terminu na zgłoszenie roszczenia.
Te kwestie dobrze opisuje newsletter kancelarii JDP, którego autorem jest adwokat Wojciech Bazan, partner w zespole postępowań sądowych i arbitrażowych. Autor zwraca uwagę, że odmowa wypłaty nie musi być ostatnim krokiem spółki, a orzecznictwo zna sprawy wygrane przeciwko ubezpieczycielom, jednak podkreśla też znaczenie wcześniejszej analizy warunków ubezpieczenia i wszystkich kwestii formalnych, takich jak procedura zgłaszania szkody czy definicja samej szkody.
Jak przygotować decyzję o zakupie?
D&O ubezpieczenie nie jest produktem, który można porównać wyłącznie po cenie. Różnice w warunkach między ofertami bywają znaczne, a ich konsekwencje widać dopiero w razie sporu. Wspólnicy, którzy chcą podjąć przemyślaną decyzję, mogą przejść przez kilka etapów:
- Określić, kto ma być objęty ochroną, w tym czy polisa ma obejmować radę nadzorczą, prokurentów i byłych członków organów.
- Oszacować realne ryzyka spółki, biorąc pod uwagę branżę, skalę działalności, zadłużenie i rynki zagraniczne.
- Porównać kilka ofert pod kątem wyłączeń, sumy ubezpieczenia, podlimitów i limitu kosztów obrony.
- Sprawdzić zasady dotyczące roszczeń zgłaszanych przez wspólników i spółki powiązane.
- Ustalić długość okresu dodatkowego zgłaszania roszczeń po zakończeniu umowy.
- Rzetelnie wypełnić wniosek, ujawniając znane okoliczności, które mogą prowadzić do roszczeń.
- Wyznaczyć osobę odpowiedzialną za przechowywanie dokumentów polisy i jej coroczne odnawianie.
Ostatni punkt wydaje się drobiazgiem, ale w praktyce zdarza się, że po zmianach kadrowych nikt w spółce nie wie, u kogo była ubezpieczona. Odtwarzanie danych z potwierdzeń przelewów składki jest możliwe, choć zajmuje czas, którego przy zgłaszaniu roszczenia może zabraknąć.
Polisa to nie wszystko
Ubezpieczenie nie zastępuje dobrego nadzoru ani rzetelnych procedur. Ubezpieczyciele coraz częściej pytają o to, jak spółka podejmuje decyzje, jak dokumentuje uchwały i jak kontroluje ryzyka, a od odpowiedzi zależą warunki ochrony. Spółka, która ma uporządkowany ład korporacyjny, zwykle uzyskuje lepsze warunki i łatwiej dochodzi swoich praw w razie szkody.
Od czego zacząć?
Dobrym pierwszym krokiem dla wspólników jest rozmowa o tym, przed jakimi sytuacjami chcą chronić spółkę i jej menedżerów, zanim jeszcze poproszą brokera o oferty. Jeśli polisa już istnieje, warto sięgnąć po jej treść i sprawdzić, czy odpowiada obecnej strukturze spółki, czy obejmuje wszystkie osoby pełniące funkcje w organach i czy jej wyłączenia nie dotyczą właśnie tych scenariuszy, których wspólnicy obawiają się najbardziej. Taka analiza zajmuje zwykle niewiele czasu, a może zapobiec przykremu zaskoczeniu w chwili, gdy ochrona będzie najbardziej potrzebna.